Kliknij tu by pobrać ten artykuł w formacie PDF

Dzięki integracji Microsoft Office Web Apps z SharePoint 2010 możemy edytować dokumenty w samym SharePoincie za pomocą przeglądarki. Mamy też możliwość jednoczesnej pracy kilku osób nad tym samym dokumentem.

Dobrym przykładem jest aplikacja Microsoft OneNote służąca do robienia notatek. Korzystając z SharePoint można robić notatki ze spotkania w kilka osób jednocześnie i dzielić ten dokument z innymi – bez wydzielania jednego skryby, który po spotkaniu musiałby wszystkim swoje zapisy wysyłać. Innym przykładem jest wykorzystanie informacji o tym kto co napisał podczas dyskusji. W ten sposób zachowujemy informację o autorze danej propozycji czy pomysłu.

Sposób edycji dokumentu

Po uploadowaniu dokumentu OneNote do biblioteki dokumentów na stronie SharePoint, inni użytkownicy mogą wybrać sposób edycji dokumentu. W tym celu należy kliknąć prawym klawiszem myszy na wybranym dokumencie i z menu wybrać:

View in Browser – przeglądanie dokumentu
Edit in Browser – edycja (w przeglądarce)
Edit in Microsoft OneNote – edycja w programie OneNote

Wspólne edytowanie dokumentów wymaga synchronizacji. Jest to możliwe zarówno podczas edycji z poziomu przeglądarki jak również w programie OneNote. Dzięki temu, zmiany dokonane przez jednego użytkownika na swoim komputerze zaraz są widoczne także u innych. Proces synchronizacji przebiega automatycznie, a opóźnienie widoczności zmian to maksymalnie kilka sekund co w zupełności zaspokaja potrzeby jednoczesnej pracy nad dokumentem.

Zmiany dokonane w dokumencie są zapisywane automatycznie przez program OneNote, więc nie ma ryzyka utraty nie zapisanych danych.

Aby wyświetlić autora danego fragmentu dokumentu należy:
1. Przy opcji edycji w przeglądarce z menu View wybrać Show Authors
2. Edytując w programie OneNote kliknąć Share i następnie Show Authors. Podczas edycji w programie OneNote mamy możliwość wyszukiwania zmian po autorze i widok ostatnich edycji dokumentu.Istnieje również możliwość wyświetlenia historii wersji danego dokumentu. Umożliwia to sprawdzenie chronologicznej listy zmian po autorze i dacie.

Dostęp do historii wersji:
- Przy edycji z przeglądarki przez View, następnie Page Versions.
- Z klienta OneNote z menu Share i Page Versions.