Aplikacja Teams Exploratory została udostępniona bezpłatnie jako 12-miesięczna subskrypcja (od początkowej rejestracji użytkownika) dla wszystkich nowych klientów usługi o365, którzy korzystali z usługi Azure Active Directory, ale nie subskrybowali licencji na usługę Teams (czyli korzystali z innego produktu o365, nie zawierającego MS Teams). Licencje pojawiły się automatycznie na stronie portal.office.com organizacji. Początek subskrypcji Teams Exploratory nastąpił kiedy pierwszy użytkownik w organizacji (w tenancie) przypiął udostępnioną licencję Teams Exploratory. Taka licencja wygasa po 12 miesiącach. Data wygaśnięcia ma zastosowanie dla wszystkich użytkowników w tej samej organizacji, ponieważ 12-miesięczny okres rozpoczyna się w dniu podpięcia pierwszej takiej licencji.
Jeśli chcesz sprawdzić kiedy wygaśnie Twoja licencja Teams Exploratory, na stronie portal.office.com w obszarze Administracja wejdź w Rozliczenia → Twoje produkty
Oczywiście odpowiednio wcześniej otrzymasz powiadomienie od Microsoft o zbliżającym się wygaśnięciu wersji próbnej Teams Exploratory.

Jakie działania powinieneś podjąć przed wygaśnięciem licencji próbnej, aby nie utracić dostępu do usługi Microsoft Teams?

Należy zaplanować podpięcie licencji płatnych Microsoft Teams przed datą wygaśnięcia, aby użytkownicy nie stracili dostępu do usługi Teams.
Użytkownicy stracą dostęp do aplikacji Teams 30 dni po wygaśnięciu okresu próbnego. Jeśli licencje komercyjne zostaną podpięte w ciągu 60 dni od daty wygaśnięcia Teams Exploratory, dostęp zostanie odzyskany i dane dotąd przechowywane w Teams Expoloratory nie zostaną utracone. Jednak po 60 dniach dane użytkowników są usuwane. Wszystkie dane pozostaną po przypisaniu użytkownikom nowej (płatnej) licencji Teams, pod warunkiem, że zostali oni dodani w czasie prolongaty (‘grace period’).

Jaką licencję płatną wybrać, aby móc korzystać z usługi Microsoft Teams?

Dotychczas Microsoft niestety nie oferował usługi Teams jako osobnej subskrypcji – Teams dostępny był jako dodatek do innych usług w pakietach o365.
W tym miesiącu jednak pojawił się nowy produkt: Microsoft Teams Essentials, zatem w związku ze zbliżającym się wygaśnięciem próbnej wersji Teams Exploratory, można po prostu wykupić Teams Essentials.

Jakie funkcjonalności zawiera licencja Microsoft Teams Essential?

• nieograniczone spotkania grupowe do 30 godzin
• maks. 300 uczestników na spotkanie
• 10 GB magazynu w chmurze dla każdego użytkownika
• nieograniczony czat ze współpracownikami i klientami
• skrzynka pocztowa Exchange 2GB
• udostępnianie plików, zadania i sondy
• szyfrowanie danych dotyczących spotkań, czatów i rozmów oraz plików
• pomoc techniczna przez telefon i Internet przez cały czas
• dostosowywane tła
• planowanie spotkań
• tłumienie hałasu
• i wiele innych

Usługa Microsoft Teams Essentials dostępna jest bezpłatnie w wersji próbnej przez 30 dni – skontaktuj się z nami jeśli chcesz z niej skorzystać.

Cena licencji komercyjnej to €3.70 (przy zobowiązaniu rocznym) oraz €4.44 (przy zobowiązaniu miesięcznym).

Tańsza opcja dla mniej wymagających użytkowników

Jeśli wśród państwa pracowników są użytkownicy, których praca nie wymaga korzystania ze wszystkich możliwości Microsoft Teams, warto rozważyć zakup licencji Microsoft 365 F1.
Licencja ta przeznaczona jest dla tzw. pracowników pierwszego kontaktu (ang. frontline workers) i daje im narzędzia, które pozwalają z jeszcze większym zaangażowaniem uczestniczyć w działalności firmy.

Oprócz standardowych funkcjonalności zawartych w Microsoft Teams, licencja zawiera również inne popularne aplikacje usługi Microsoft 365, przy czym należy zwrócić uwagę na pewne ograniczenia:

• SharePoint Online (brak witryny osobistej i skrzynki pocztowej witryny)
• OneDrive (2GB dla użytkownika, dostęp tylko przez przegladarkę)
• Aplikacje pakietu Office dostępne przez przegladarkę oraz dla urządzeń przenośnych
• Microsoft Bookings
• Microsoft Planner
• Microsoft Stream (możliwe jest tylko korzystanie; nie ma możliwości publikowania i udostępniania treści)

Usługa Teams wchodząca w skład pakietu F1 jest również lekko okrojona w porównaniu z Microsoft Teams Essentials opisanym powyżej. Należy pamiętać, że użytkownicy mogą nawiązywać połączenie audio/wideo tylko z jedną osobą i nie mogą tworzyć spotkań online.

The post Twoja próbna licencja Microsoft Teams Exploratory wkrótce wygaśnie? appeared first on Ergonet.pl.

Dużo firm ma strukturę rozproszoną, wielooddziałową i korzysta z nowoczesnych narzędzi komunikacji od lat np. takich jak Microsoft Exchange.
Jakich innych rozwiązań używać, by praca z domu była komfortowa?
Jakie problemy możemy napotkać przy pracy zdalnej?
Z jakimi ograniczeniami możemy się spotkać?
Jak do tego się przygotować?
Jak zadbać o cyberbezpieczeństwo?

Jakie są zalety?

W przypadku pracy zdalnej podstawową jest oszczędność czasu i pieniędzy na dojazd do biura, czy na spotkanie z klientem. Nie bez znaczenia jest elastyczność czasu pracy osoby pozostającej w domu.
Aby porozmawiać z klientem, czy ustalić plan działań ze współpracownikami wystarczą odpowiednio wydajne narzędzia (Cisco Webex, czy Microsoft Teams) i kilka minut na przygotowanie się do ich uruchomienia.
Potrzebujesz połączyć się zdalnie ze swoimi współpracownikami lub klientem, aby porozmawiać o ważnym projekcie?
Jeżeli nie masz problemów z Internetem i akurat dziecko nie wchodzi Ci na głowę – trudno znaleźć wady pracy zdalnej z domu, czy jakiegokolwiek innego miejsca, w którym akurat postanowiłeś się znaleźć.
Natomiast trzeba pamiętać o zachowaniu odpowiednich środków ostrożności, aby nasze stanowisko pracy i dane, na których pracujemy były bezpieczne z każdej lokalizacji.

Cyberbezpieczeństwo pracy zdalnej

Przygotowując firmę do utrzymania ciągłości działania w sytuacji kryzysowej, warto zwrócić uwagę na kilka ważnych kwestii:

1. Polityka bezpieczeństwa – jeśli w firmie nie została ustalona polityka bezpieczeństwa dla pracowników zdalnych, teraz jest dobry moment, żeby określić przynajmniej podstawowe zasady bezpieczeństwa, jakich powinni przestrzegać.
2. Sprawna komunikacja w firmie – trzeba poinformować wszystkich pracowników o zasadach bezpieczeństwa, jakie należy zachować przy pracy zdalnej oraz upewnić się, że wszyscy je otrzymali i zrozumieli.
3. Incydenty bezpieczeństwa – należy przygotować firmę do obsługi incydentów bezpieczeństwa zgłaszanych przez pracowników pracujących z domu. Bardzo przydatny jest gotowy plan awaryjny na wypadek nieprzewidzianych sytuacji.

Zawsze należy pamiętać o:

1. Tunelach VPN
   Praca zdalna wymaga często dostępu do danych wrażliwych, finansowych, kadrowych, nt. produktów firmy lub danych o kontrahentach, zasobach magazynowych i cennikach.
   W związku z tym trzeba zadbać o ich bezpieczeństwo. Można to osiągnąć konfigurując połączenie przez tunel VPN (Virtual Private Network) pomiędzy komputerem pracownika, a serwerem, z którego będzie korzystać. Niezależnie od lokalizacji – z dowolnego miejsca na świecie.
   Tunel taki gwarantuje szyfrowanie połączenia z firmą. Oznacza to, że nikt nie może podsłuchać/ podejrzeć wymienianych informacji, nawet jeżeli korzystamy z publicznej sieci Wi-Fi. W takich miejscach korzystanie z tunelu VPN jest koniecznością. Generalnie najlepiej jest unikać publicznych sieci Wi-Fi. Dostęp przez tunel może być monitorowany.
2. Aktualizacjach i poprawkach do systemu operacyjnego oraz aplikacji
   Dobrze, jeśli mamy zdalny system, który umożliwia identyfikację podatności i instalację łat. Patchowanie zmniejsza ryzyko, że haker wykorzysta istniejące podatności. Jeśli nie mamy centralnego systemu użytkownicy pracujący z domu powinni we własnym zakresie pamiętać, żeby być na bieżąco z aktualizacjami.

Bezpieczeństwo pracy zdalnej – co jeszcze warto zrobić?

1. Używać długich haseł, ponieważ długość hasła jest ważniejsza od tego czy są w nim znaki specjalne czy ich nie ma. Każda usługa powinna mieć oddzielne hasło. Aby uniknąć problemów z zapamiętywaniem złożonych haseł korzystaj z managerów haseł – takich jak bezpłatny Bitwarden.
2. Wyłączyć funkcję zapamiętywania haseł w przeglądarkach.
3. Szyfrować dysk w komputerze przenośnym. Ponadto wszystkie dane wrażliwe lub krytyczne dla działania firmy powinny być szyfrowanie na każdym etapie pracy: w spoczynku, w czasie przesyłania i użytkowania (at rest, in transit, in use).
4. Zablokować dostęp do publicznych usług w chmurze służących do wymiany plików, takich jak WeTransfer lub Dropbox – można do tego celu użyć usługi takiej, jak Cisco Umbrella, którą można uruchomić bezpłatnie na 90 dni dla dowolnej ilości użytkowników
5. Zaimplementować uwierzytelnianie dwuskładnikowe, gdzie tylko to możliwe. Można użyć np. bezpłatnej wersji Cisco Duo do pobrania tutaj.
6. Wdrożyć oprogramowanie typu MDM (Mobile Device Management) np. VMware Workspace One lub Cisco Meraki Systems Manager do zarządzania urządzeniami przenośnymi. To pozwoli na wymuszanie firmowych polityk bezpieczeństwa oraz zdalne zarządzanie urządzeniami. W tej chwili VMware oferuje 90 dni bezpłatnych testów – link do rejestracji
7. Zainstalować oprogramowanie antymalware na urządzeniach końcowych – najlepiej klasy EDR (Endpoint Detection and Response), co pozwoli na szybką i kontrolowaną z jednego centralnego miejsca w chmurze reakcję na incydenty bezpieczeństwa np. Cisco AMP, VMware Carbon Black.
8. Wykonywać regularne backupy, również urządzeń końcowych, jeśli znajdują się na nich istotne dane. W przypadku pracy zdalnej backupy powinny odbywać się do innej lokalizacji lub do chmury.
9. Ograniczyć dostęp do danych użytkownikom pracującym z domu, tylko do danych niezbędnych do aktualnie wykonywanych obowiązków.
10. Przeprowadzać regularne szkolenia z rozpoznawania aktualnych zagrożeń takich jak np. phishing związany z koronawirusem lub zaawansowane długotrwałe ataki – APT (Advanced Persistent Threats).

Cisco Umbrella – Ochrona zdalnych pracowników przed zagrożeniami z sieci

Cały ruch wychodzący z firmy powinniśmy zabezpieczyć. Ochroną mogą być objęci nie tylko użytkownicy pracujący wewnątrz sieci firmowej, ale właśnie zdalni. Wykradanie i szyfrowanie danych w firmie zaczyna się właśnie od nieostrożnych działań pracowników, którzy np. otwierają linki w mailach, a następnie nieświadomie łączą się serwerami sterującymi C2C (Command and Control). Często tego typu działań nie wykryją klasyczne programy antywirusowe. A takie możliwości daje parasol ochronny Cisco Umbrella.

Dlaczego? Bo wirusy w Internecie zmieniają się bardzo szybko. Cisco posiada zespół ekspertów cyberbezpieczeństwa: Cisco Talos, którzy każdego dnia analizują ponad 100 miliardów zapytań z Internetu i synchronizują je z już istniejącymi przypadkami. Uruchomienie jest bardzo proste, wystarczy przekierować DNS firmy na serwery Cisco.

Otwarcie parasola oznacza, że cały ruch wychodzący z komputerów firmy jest monitorowany, a nietypowe zapytania DNS są ograniczane lub blokowane. Wszyscy łączą się z Internetem za pomocą DNS Cisco, który posiada najbardziej aktualne filtry.

Rozproszona sieć firmowa jest zabezpieczona najszybciej i najlepiej aktualizowanym filtrem. Chcesz szybko uruchomić bezpłatne testy na 90 dni dla wszystkich swoich pracowników?
Wypełnij formularz!

Praca zespołowa na odległość

Wideokonferencje i czat

W jaki sposób najsprawniej połączyć się ze współpracownikami lub klientami, zamiast jechać na spotkanie? Na rynku jest wiele aplikacji, które to umożliwiają. My polecamy 2 najpopularniejsze bezpłatne rozwiązania, które można szybko uruchomić: Cisco Webex i Microsoft Teams.

Cisco Webex w wersji darmowej daje możliwość:

• Połączenia się nawet ze 100 osobami jednocześnie
• Wdzwonienia się na spotkanie telefonicznie
• Współdzielenia pulpitu swojego komputera
• Współdzielenia dokumentów
• Organizowania wideokonferencji – świetna jakość obrazu
• Tworzenia zespołów współpracowników do prowadzenia grupowych czatów
• Na tej aplikacji można pracować z przeglądarki, a dane i połączenia są w pełni szyfrowane. Uruchom bezpłatnie Cisco Webex – bezpłatna rejestracja

Instrukcja konfiguracji bezpłatnej wersji webex_teams_bezplatna_aktywacja oraz webex_meetings_bezplatna_aktywacja

Poniżej film pokazujący, zalety Cisco Webex Teams

Ci, którzy są przyzwyczajeni do produktów Microsoft, mogą skorzystać z Microsoft Teams (rozszerzona wersja popularnego Skype).

W wersji darmowej możesz:

• Wysyłać wiadomości do członków grupy
• Współdzielić pliki
• Prowadzić wideokonferencje
• Użyć wersji webowej Word, Excel i PowerPoint
• Mieć podstawowe szyfrowanie

Uruchom bezpłatnie Microsoft Teams – bezpłatna rejestracja

Dostęp do danych

Zdalny pulpit oraz aplikacja w chmurze

Przy pracy zdalnej warto rozważyć dostęp do potrzebnych danych za pomocą zdalnego pulpitu – RDP (Remote Desktop Protocol), który umożliwia połączenie z serwerem z dowolnego miejsca.

Dostęp taki można połączyć z przeniesieniem części aplikacji firmy do chmury. Wówczas z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie pracownicy mogą logować się do firmowych zasobów za pomocą bezpiecznych, szyfrowanych połączeń. Mogą pracować i udostępniać efekty swoich działań w czasie rzeczywistym.

Umieszczenie aplikacji w chmurze pozwala na zarządzanie dostępem użytkowników do danych.

Takie wygodne narzędzia można połączyć ze zwiększonym zabezpieczeniem logowania.  Nazywa się to dwustopniową autentykacją. Pracownik loguje się w dwóch krokach. W pierwszym używa swojego stałego loginu i hasła. W drugim wpisuje kod wygenerowany na krótki czas w komórce.

Chcesz wiedzieć więcej: napisz do nas! lub wypełnij formularz poniżej:

[contact-form-7]

The post Praca zdalna – cyberbezpieczeństwo i praca w chmurze appeared first on Ergonet.pl.

Webex Calling to więcej niż połączenia telefoniczne
Webex Calling to nie tylko zaawansowany system telefoniczny, ale również idealne rozwiązanie dla szybkiej komunikacji zdalnej, ponieważ wraz z licencją na usługę telefonii w chmurze otrzymujesz platformę do komunikacji zespołowej zawierającej takie możliwości jak wysyłanie wiadomości błyskawicznych (czat) czy połączenia audio/video. Oprócz tego, oferuje również typowe dla rozwiązań pracy zespołowej opcje jak udostępnianie pulpitu, przesyłanie plików czy biała tablica. Z poziomu aplikacji Webex zainstalowanej na komputerze lub telefonie, Twoi pracownicy będą mogli się połączyć zarówno z osobami wewnątrz organizacji jak i z użytkownikami zewnętrznymi. Komplet informacji o usłudze można znaleźć tutaj.

KORZYŚCI

Elastyczność

• odbieranie oraz nawiązywanie połączeń z firmowego numeru telefonu z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu:
  z telefonu Cisco, aplikacji Webex zainstalowanej na komputerze lub mobilnej aplikacji Webex zainstalowanej na urządzeniu przenośnym (komórka, tablet)

Ułatwiona administracja
panel administracyjny dostępny przez przeglądarkę pozwala na

• konfigurację połączeń telefonicznych
• dodawanie i przypisywanie numerów
• włączanie/wyłączanie dodatkowych usług (Webex Meetings) i funkcji połączeń
• zarządzanie użytkownikami
• włączanie/wyłączanie
• rejestrację urządzeń i ich przypisywanie do użytkowników
• możliwość przeglądania szczegółowych raportów połączeń zawierających informację o połączeniach przychodzących, wychodzących, długości trwania rozmowy, połączeniach nieodebranych, itp.
• i wiele innych

Bogaty zestaw możliwości Webex Calling
Pełen zestaw zaawansowanych funkcji połączeń telefonicznych takich jak:

• automatyczna sekretarka (auto attendant)

Włączanie komunikatów z powitaniem, ustawianie przekierowań połączeń do innych użytkowników, poczty głosowej lub grup przechwytujących (hunt groups).
Możliwość utworzenia 24-godzinnego harmonogramu lub włączenia różnych ustawień w zależności od dni tygodnia i godzin, w których pracuje firma.
Możliwość przekierowywania połączeń na podstawie atrybutów identyfikatora dzwoniącego (możliwość tworzenia list VIP oraz zróżnicowanej obsługi połączeń w zależności od numerów kierunkowych, z których wychodzą).

• zapowiedzi głosowe

Oprócz standardowego komunikatu głosowego, za pomocą którego można przywitać osobę dzwoniącą, możesz przygotować wiele innych zapowiedzi włączanych do odsłuchania w czasie oczekiwania na połączenie, np. z informacją o aktualnych promocjach i nowościach lub informacjami o nadchodzących ważnych wydarzeniach w Twojej firmie.
Komunikaty można uzupełnić odpowiednim tłem muzycznym.

• kolejkowanie połączeń przychodzących

Możliwość ustawienia kolejności połączeń przychodzących. Osoby oczekujące na połączenie słyszą wiadomość powitalną, informację o chwilowej niedostępności konsultantów oraz prośbę o poczekanie na połączenie (+ odtwarzanie dowolnej muzyki podczas oczekiwania na połączenie)

• grupy przechwytujące (hunt groups)

Grupy przechwytujące przekierowują połączenia przychodzące do grupy użytkowników lub obszarów roboczych.
Możliwość przydzielenia jednego numeru do grupy pracowników, np. działu księgowości, wsparcia technicznego czy działu sprzedaży. Połączenie przychodzące można ustawić sekwencyjnie (zgodnie z ustaloną kolejnością) lub jednocześnie (do wszystkich członków grupy – odbiera pierwszy dostępny członek grupy).

FUNKCJE POŁĄCZEŃ WEBEX CALLING

• zawieszenie połączenia (call hold) – można chwilowo zawiesić aktywne połączenie i ponownie je wznowić. Jeśli będzie to połączenie wideo, wideo zostanie wyłączone w momencie zawieszenia połączenia.
• połączenie konferencyjne (conference call) – można rozmawiać z kilkoma osobami podczas jednej rozmowy. Możesz wybrać dodatkową osobę i dodać ją do połączenia. Jeśli masz kilka linii telefonicznych, możesz połączyć dwie rozmowy na dwóch liniach.
• przekazywanie połączeń (call transfer) – możesz przekazać połączenie do innej osoby w organizacji. Kiedy przekierowujesz połączenie, możesz pozostać przy pierwszym połączeniu, dopóki druga osoba nie odbierze. W ten sposób możesz porozmawiać prywatnie z drugą osobą, zanim zrezygnujesz z połączenia.
• przekierowanie połączeń (call forward) – możesz przekierować połączenia przychodzące na inny numer (na przykład na telefon domowy lub komórkowy, gdy jesteś zajęty lub nie ma Cię przy biurku/stanowisku pracy).
• przenoszenie połączenia między urządzeniami/aplikacjami (call pull) – możesz przenieść aktywne połączenie z aplikacji komputerowej do aplikacji mobilnej i rozmawiać w drodze. Możesz także odebrać aktywne połączenie z aplikacji mobilnej, a po przybyciu do biura kontynuować rozmowę w aplikacji komputerowej
• poczta głosowa (voicemail) – historia połączeń pokazuje liczbę oczekujących wiadomości głosowych. Możesz odsłuchać wiadomości w dowolnym momencie z poziomu komputera i aplikacji mobilnej. Możesz także utworzyć osobiste powitanie i dostosować ustawienia poczty głosowej w ustawieniach.
• Nie przeszkadzać (Do not disturb) – po aktywacji tej opcji połączenie przychodzące zostanie przeniesione na inny (wybrany przez Ciebie) numer
• parkowanie połączenia (call park) (tylko aplikacja komputerowa) – możesz zaparkować połączenie, aby Ty lub ktoś inny mógł je odebrać w innym miejscu, z innego urządzenia. Dzięki temu rozmówca nie musi rozłączać się, gdy zmieniasz urządzenie. Masz jedną minutę na odebranie połączenia, w przeciwnym razie połączenie oddzwoni do osoby, która nawiązała zaparkowane połączenie. Zaparkowani rozmówcy słyszą muzykę do momentu przywrócenia połączenia.
• historia połączeń (call history) – możesz zobaczyć, z kim ostatnio rozmawiałeś, ułatwiając w razie potrzeby oddzwonienie. Zobaczysz numery, z którymi łączyłeś się bezpośrednio z aplikacji Webex Calling i Webex. Jeśli ktoś do Ciebie zadzwoni, a połączenia nie odbierzesz, zobaczysz to połączenie tutaj.
• Office Anywhere to funkcja umożliwiająca odbieranie połączeń wykonywanych na numer firmowy z dowolnego telefonu, dla którego została włączona ta opcja, np. telefonu komórkowego. W przypadku takiej konfiguracji można również nawiązywać połączenia z takiego „alternatywnego” telefonu, przy czym osoba dzwoniąca będzie wyświetlała się u odbiorcy jako numer firmowy. W ten sposób użytkownicy mogą używać wybranych telefonów (najczęściej telefonów komórkowych) jako rozszerzenia ich firmowego numeru telefonu.
• Webex Calling oferuje funkcje centrali telefonicznej w chmurze znacznie przewyższające możliwości klasycznych centrali PBX.

The post Webex Calling – centrala telefoniczna w chmurze appeared first on Ergonet.pl.

Nigdy wcześniej nie widzieliśmy tak szybko rozwijających się innowacji technologicznych oraz coraz bardziej efektywnych rozwiązań dla pracy grupowej. Współpraca często obejmuje nie tylko użytkowników wewnętrznych, ale także zewnętrznych partnerów biznesowych . Aby wspierać swoje zespoły, potrzebujesz narzędzi, które łatwo łączą ludzi i umożliwiają im produktywną współpracę. Jednocześnie musisz spełniać coraz bardziej złożone wymagania dotyczące bezpieczeństwa i zgodności, które są kluczem do zapewnienia bezpieczeństwa Twoich danych. Nadszedł czas, abyś spojrzał na nowe środowisko współpracy zespołowej, które umożliwia Webex.

Platforma Webex to bezpieczne miejsce do łączenia się i realizowania zadań, które pozwala na wykonywanie połączeń telefonicznych, komunikację za pomocą czatu oraz organizację wideokonferencji w jednej aplikacji. Aplikacja pozwala na tworzenie bezpiecznych wirtualnych przestrzeni roboczych do wszystkiego, od realizacji krótkoterminowych zadań po rozwiązywanie długoterminowych projektów. Uprość codzienne interakcje dzięki przesyłaniu wiadomości i udostępnianiu plików, które można ulepszyć dzięki integracji aplikacji innych firm (np. Microsoft, Google), aby zapewnić płynny przepływ pracy. Zwiększ produktywność i wydajność swojej firmy zapewniając swoim pracownikom zaawansowane i przyjazne narzędzie do pracy zarówno w biurze jak i poza nim: czy to w podróży służbowej czy po prostu pracy zadalnej.

Usługa Cisco Webex to usługa modułowa, którą można w łatwy i szybki sposób skonfigurować według potrzeb Twoich pracowników w zależności od sposobu pracy zapisując odpowiednie ustawienia w panelu Control Hub. Moduły obejmują wiadomości (Webex Teams), połączenia telefoniczne (Webex Calling), spotkania online (Webex Meet) i kontrolę urządzeń. W ujednoliconej aplikacji można włączyć jeden, dwa, trzy lub wszystkie cztery z tych opcji w zależności od wybranej licencji. Usługa Webex posiada rozbudowaną stronę pomocy w języku polskim.

MEETINGS

Co to są spotkania Webex?

Webex Meetings to wirtualne miejsce spotkań, w którym możesz spotkać się w czasie rzeczywistym za pomocą przeglądarki internetowej, aplikacji zainstalowanej na komputerze, a także na tablecie lub telefonie komórkowym. Daje to jedno spójne doświadczenie, zapewniając opcje łatwego łączenia się, gdziekolwiek jesteś. Usługa Webex Meetings jest globalnie dostępna, bezpieczna i stworzona z myślą o optymalizacji przepustowości, zmniejszeniu opóźnień, tak aby każdy uczestnik spotkania miał dobre wrażenia bez względu na to, gdzie się znajduje.

Korzyści:

Łatwość organizowania i dołączania do spotkania

Możesz zorganizować spotkanie lub do niego dołączyć  z dowolnego miejsca i dowolnego urządzenia – komputera stacjonarnego, telefonu komórkowego, przeglądarki internetowej, urządzeń wideo czy tabletu. Aby wziąć udział w spotkaniu ze współpracownikami, nie trzeba być w biurze; aby odbyć spotkania biznesowe, nie trzeba tracić czasu na podróże – wystarczy kliknąć opcję Spotkanie w aplikacji i w kilka sekund ustawić jego szczegóły. W celu dołączenia do spotkania, na które zostaliśmy zaproszeni wystarczy kliknąć link Dołącz do spotkania zawarty w zaproszeniu na spotkanie. W przypadku braku dostępu do Internetu, można dołączyć do spotkania „głosowo” łącząc się pod numer telefonu również zawarty w zaproszeniu.

Udostępnianie ekranu

W pracy na odległość bardzo wygodną funkcjonalnością jest współdzielenie ekranu.  Dzięki niej możemy udostępnić uczestnikom spotkania to co w danym momencie widzimy na swoim monitorze:  prezentację, wybraną aplikację lub dowolny plik.   Domyślnie udostępnianie jest zoptymalizowane pod kątem tekstu i obrazów, zapewniając wysoką rozdzielczość treści, takich jak dokumenty i slajdy. W przypadku udostępniania wideo lub dynamicznych animacji, możesz wybrać optymalizację zapewniającą wyższą liczbę klatek na sekundę. Można również udostępniać dźwięk ze swojego komputera, aby każdy mógł usłyszeć multimedia podczas spotkania online.

Ekran można również udostępniać podczas spotkań, do których dołączamy na urządzeniach mobilnych.

Udostępnianie plików

W czasie spotkania możesz uczestnikom udostępniać pojedyncze pliki. Może to być cokolwiek, na przykład dokument lub plik wideo przechowywany na komputerze. Maksymalny rozmiar udostępnianego pliku w czasie sesji to 2GB.

Uczestnicy spoza firmy/organizacji

Na spotkanie można również zaprosić osoby spoza organizacji,  w tym osoby, które nie mają konta Webex ani licencji usługi Webex. Do spotkania użytkownik zewnętrzny może dołączyć w bardzo prosty sposób – nie trzeba pobierać żadnych plików ani instalować wtyczek. Wystarczy kliknąć przycisk Dołącz w zaproszeniu na spotkanie, które zostanie wysłane w wiadomości email i które przekieruje osobę zaproszoną na stronę spotkania. Na stronie tej należy wprowadzić swoje imię i nazwisko oraz adres e-mail, a następnie wybrać opcję Dołącz do spotkania.

Pokój osobisty  (Personal room)

Każdy licencjonowany użytkownik posiada swój pokój osobisty, którego identyfikatorem  jest login i który ma przypisany własny adres URL w formacie  https://twojadomena.webex.com/meet/nazwaużytkownika. Pokój ten to własna wirtualna przestrzeń konferencyjna, w której można organizować spotkania zarówno z użytkownikami wewnętrznymi jak i spoza firmy. Pokój osobisty jest zawsze dostępny i pozwala na natychmiastowe rozpoczynanie spotkań – wystarczy udostępnić link do pokoju osobom, z którymi chcemy się spotkać online.  Zaproszeni użytkownicy klikają link i przenoszą się do twojego pokoju.  Pokój osobisty można pozostawić otwarty lub zamknięty.  Jeśli pokój zamkniemy, wówczas osoby zaproszone oczekują na spotkanie w poczekalni.  W przypadku gdy z jakichś przyczyn nie możesz rozpocząć spotkania w swoim pokoju, możesz wyznaczyć innego gospodarza, który rozpocznie i poprowadzi spotkanie.

Sesje grupowe (Breakout Sessions)

W usłudze Webex Meet masz możliwość podzielenia uczestników spotkania na mniejsze grupy.  Ułatwia to znacznie pracę nad konkretnymi zadaniami, projektami oraz spotkaniami warsztatowymi.  Sesje grupowe są idealnym rozwiązaniem jeśli w trakcie głównego spotkania zechcesz porozmawiać z wybranymi użytkownikami poza głównym spotkaniem.  Sesje grupowe tworzone mogą być zarówno przez gospodarzy jak i współgospodarzy spotkań, którzy przypisują uczestników do określonych grup, a następnie rozpoczynają sesje. Uczestnicy sesji grupowych mogą udostępniać treści i korzystać z narzędzi do współpracy, takich jak czat, do współpracy w mniejszych, bardziej skoncentrowanych grupach dyskusyjnych.  Gospodarze takich spotkań w podgrupach mogą w dowolnym momencie przywrócić członków grupy do spotkania głównego.

Nagrywanie spotkań

W Webex Meet istnieje możliwość nagrywania spotkań.  Nagrania mogą być zapisywane w chmurze (firmowej witrynie Webex) lub lokalnie na komputerze.  Pliki z zarejestrowanymi spotkaniami można wysłać osobom, które nie mogły w nich uczestniczyć lub które chciałyby powrócić do omawianych zagadnień.

Ankiety

Jako prezenter możesz korzystać z opcji ankiety do tworzenia i udostępniania kwestionariuszy. Ankiety wykorzystywane są do zbierania opinii i potrzeb po szkoleniu, głosowania,  lub sprawdzania wiedzy.  Podczas tworzenia ankiety istnieje możliwość wyboru typu pytań:  krótka odpowiedź, wiele odpowiedzi lub odpowiedź pojedyncza.  Jeśli istnieje taka potrzeba, wyniki ankiety można oczywiście udostępnić uczestnikom spotkania.

Podnoszenie ręki

Kiedy w spotkaniu bierze udział wiele osób, trudno zadać pytanie lub uzupełnić wypowiedź innego uczestnika bez wprowadzania niepotrzebnego chaosu. Funkcja podniesienia ręki w Webex Meet umożliwia pokazanie, że chce się zabrać głos niezależnie od tego, z jakiego urządzenia się korzysta. Co więcej, platforma automatycznie przenosi takiego użytkownika na szczyt listy uczestników spotkania.

Wirtualne tło

Webex Meet oferuje opcje wirtualnego lub rozmytego tła na każdym rodzaju urządzenia z systemem Windows, iOS i Android. Użytkownicy mogą również sami tworzyć własne tło.  Użycie funkcji  tła pozwoli Ci ukryć elementy przestrzeni znajdującej się za Tobą, które mogą rozpraszać uwagę innych uczestników spotkania a jednocześnie zachować prywatność w obecnym otoczeniu.

Tryby widoku

Podczas spotkania lub wydarzenia możesz korzystać z różnych widoków w opcjach układu wideo, aby pozostać w kontakcie z innymi uczestnikami. Możesz na przykład skupić się tylko na aktywnym mówcy lub udostępnianych treściach. Obecnie dostępne sa cztery rodzaje widoku okna spotkania:

• siatka – przydatny, gdy chcesz podzielić swoją uwagę na wielu mówców podczas dużego spotkania
• widok piętrowy – przydatny, gdy chcesz, aby inni uczestnicy pojawili się nad aktywnym mówcą lub udostępnioną zawartością
• obok siebie – przydatny, gdy chcesz, aby uczestnicy pojawili się obok aktywnego mówcy lub udostępnionej zawartości
• widok pełnoekranowy – przydatny, gdy chcesz przesuwać panele i dowolnie je skalować lub przeciągać na inny monitor

Wiadomości błyskawiczne

W czasie spotkania gospodarz może uruchomić czat oraz określić uprawnienia czatu dla uczestników. Te uprawnienia określają, do kogo uczestnicy mogą wysyłać wiadomości na czacie.

Bezpieczeństwo

Cisco Webex od początku oferuje szyfrowanie end-to-end i wciąż rozwija funkcje bezpieczeństwa, pozwalając działom IT na zapewnienie pracownikom najwyższego możliwego poziomu cyberochrony. Najnowszym przykładem jest objęcie Webex Meetings szyfrowaniem AES-256-GCM.  AES-256-GCM to najlepszy dostępny szyfr, który zapewnia zwiększoną ochronę danych spotkań i odporność na cyberataki.

Dodatkowo administratorzy mają wysoki poziom kontroli nad kontami użytkowników i bezpieczeństwem oraz mogą aktywować funkcje, takie jak uwierzytelnianie wieloskładnikowe i obowiązkowe zmiany hasła.

W ramach spotkań wszyscy organizatorzy mogą ustawić hasło i wymagać uwierzytelnienia uczestników przed dołączeniem.

Integracja z kalendarzem Outlook

Plugin Cisco Webex Productivity Tools zapewnia wygodny sposób planowania lub rozpoczynania spotkań Webex za pomocą programu Microsoft Outlook. Korzystając z integracji z programem Outlook, możesz wykonywać te czynności bez konieczności korzystania ze strony www lub pobierania aplikacji Webex.

WEBEX: Praca zespołowa

Każda licencja Webex zawiera usługę Teams – platformę do współpracy i szybkiej komunikacji zdalnej w postaci wiadomości błyskawicznych (czat) lub połączenia audio/video. Webex Teams oferuje również typowe dla komunikatorów opcje, takie jak udostępnianie pulpitu, przesyłanie plików czy biała tablica.

Obszary Webex
Podstawową jednostką komunikacji są tzw. obszary (spaces). Obszar to przede wszystkim czat, czyli miejsce, w którym użytkownicy przesyłają do siebie wiadomości. Obszary mogą być tematyczne, np. obszary utworzone dla osób, które zajmują się konkretnym projektem czy zadaniem lub osobowe, czyli obszary, w których „spotykamy się” i „rozmawiamy” z konkretnymi użytkownikami. Obszary w Webex Teams w pewnym sensie zastępują wątki email – zamiast komunikacji przez email, która przy długich wątkach i wielu osobach bywa mało wygodna, mamy uporządkowane obszary.

Użytkownicy zewnętrzni
W Webex nie jesteś ograniczony do komunikowania się tylko z użytkownikami w Twojej organizacji. Jeśli pracujesz z innymi osobami, takimi jak dostawcy lub klienci, możesz zaprosić ich do współpracy w aplikacji Webex. Ze względów bezpieczeństwa, aby zapobiec przypadkowemu udostępnieniu poufnych informacji, okienko czatu, w którym uczestniczą osoby spoza firmy zostanie podświetlone innym kolorem; dodatkowo pojawi się ikonka, której kliknięcie spowoduje wyświetlenie ich adresów.
Administrator usługi może włączyć zasady, które ograniczają możliwość zapraszania osób spoza organizacji i dołączania do obszarów należących do innej organizacji.

Czat
Webex Teams bazuje przede wszystkim na wymianie wiadomości błyskawicznych. W obszarze Webex można prowadzić rozmowy 1:1 oraz rozmowy grupowe. Każde okno czatu posiada karty – domyślnymi są Wiadomości, Profil z informacjami nt. osoby, z którą rozmawiamy, Zawartość, gdzie przechowywane są np. pliki przekazane przez uczestników konwersacji, Harmonogram – na tej karcie możesz zaplanować spotkanie online.
Dodatkowo, uczestnicy czatu mogą szybko go przekształcić w rozmowę głosową, wideospotkanie, czy też czat grupowy.
Udostępnianie pulpitu
Podobnie ja w przypadku spotkania online podczas rozmowy na czacie można łatwo udostępnić współrozmówcy pulpit swojego komputera, prezentować slajdy, zademonstrować nowy produkt czy też pokazać po prostu pokazać nad czym się obecnie pracuje.

Współdzielenie plików
Szczególnie przydatna jest możliwość łatwego przesłania pliku jako załącznika, który natychmiast staje się dostępny do pobrania dla wszystkich osób w obszarze. Wysyłane i otrzymywane pliki są starannie uporządkowane i zapisywane wraz z wiadomościami. Można je w łatwy sposób wyszukać.
Dodatkowo Webex Teams umożliwia wspólną pracę nad dokumentami przechowywanymi w programie Microsoft OneDrive oraz SharePoint Online w czasie rzeczywistym bez konieczności przełączania aplikacji.

Status dostępności
Jeśli chcesz poinformować innych o swojej zajętości lub przebywaniu z dala od biurka, ustaw swój status w aplikacji Webex. Jeśli chcesz się z kimś skontaktować, sprawdź, czy aktywnie korzysta z aplikacji i jest dostępny, a co za tym idzie można się z nim skontaktować czy też może uczestniczy w danym momencie w spotkaniu lub ma ustawiony status Nie przeszkadzać.

Role i uprawnienia
Czynności, które użytkownicy mogą wykonywać w obszarach zależą od przypisanej im roli. Użytkownik może mieć na przykład przypisaną rolę moderatora dla określonego obszaru lub zespołu, dla innego z kolei może mieć prostu przyznany status zwykłego uczestnika. Użytkownicy zewnętrzni również mogą mieć przypisaną dowolną rolę.

Praca z wykorzystaniem białej tablicy
Czasami szybki szkic wyjaśnia pomysł lepiej niż słowa. W Webex możesz utworzyć tablicę i na niej rysować , aby dzielić się swoimi propozycjami i pomysłami. Podczas pracy zmiany są zapisywane automatycznie, a tablica jest dodawana do listy tablic w danym obszarze. Możesz wrócić do szkicu w późniejszym czasie, aby go edytować i udostępniać innym. Z funkcji tablicy można korzystać na komputerach i urządzeniach z aplikacją Webex, w tym telefonach i tabletach, które posiadają dotykowy ekran.

The post Webex – bezpieczne spotkania online, wideokonferencje, czat appeared first on Ergonet.pl.