1. In-Place Archiving

Podstawowym narzędziem pozwalającym użytkownikowi na zarządzanie wiadomościami archiwalnymi jest znacząco przebudowane w wersji 2010 systemu Exchange, a w odsłonie 2016 mocno usprawnione – archiwum personalne. W Exchange 2016 używana jest nowa nazwa – In-Place Archiving. In-Place Archiving to dodatkowa skrzynka mailowa powiązana z podstawową skrzynką pocztową użytkownika. Jest ona widoczna, obok głównej skrzynki, w programie Outlook lub Outlook Web App (OWA), dając użytkownikom bezpośredni dostęp do zarchiwizowanych wiadomości e-mail w taki sam sposób, jak do niezarchiwizowanych wiadomości e-mail. Należy jednak pamiętać, że korzystanie z archiwum in-place wymaga aktywnego połączenia z serwerem Exchange, lokalnie w sieci lub za pośrednictwem Internetu. Nawet jeżeli Outlook jest skonfigurowany do używania trybu buforowanego, archiwum nie jest cache’owane lokalnie na komputerze użytkownika. Jest to istotne ograniczenie mogące mieć znaczenie dla osób, które dużo podróżują lub nie zawsze mają dostęp do Internetu.

W przeciwieństwie do plików danych programu Outlook (.pst), które mogą spełniać podobną funkcję, a które są dostępne tylko na komputerze, na którym jest zapisany plik, pozycje Archiwum In-Place są dostępne w programie Outlook z dowolnego komputera lub w programie Outlook Web App (OWA). Trzeba pamiętać jednak, że archiwizacja In-Place Archiving jest opcjonalna i wymaga licencji rozszerzonej dostępu klienta Exchange klasy Enterprise (CAL).

Użytkowanie archiwum skrzynki jest podobne do obsługi zwykłej skrzynki pocztowej, tzn. możemy tworzyć w niej foldery i przenosić do nich wiadomości.

Zasady przechowywania i tagi przechowywania

Korzystając z archiwum in-place, dodatkowo możemy używać predefiniowanych reguł, a także tworzyć własne zasady automatycznego przenoszenia wiadomości do archiwum. System ten opiera się na dwóch kluczowych elementach: zasadach przechowywania (ang. retention policies) oraz tagach przechowywania (ang. retention tags). Tagi przechowywania są widoczne dla użytkowników i mogą służyć do określenia, kiedy elementy znajdujące się w skrzynkach pocztowych użytkowników zostaną przeniesione do archiwum lub usunięte ze skrzynki pocztowej. Zasady przechowywania zaś umożliwiają grupowanie tagów przechowywania i stosowanie ich względem użytkowników.

Mamy więc trzy możliwości przenoszenia danych do archiwum:

• Ręczne przenoszenie danych przez użytkownika

Użytkownik może kopiować i przenosić wiadomości oraz inne elementy do archiwum,

• Tworzenie reguł w Outlooku uruchamiających przenoszenie elementów do archiwum

Reguły Outlooka mogą automatycznie przenosić do archiwum elementy spełniające określone kryteria,

• Wymuszanie zasad przechowywania za pomocą reguł i tagów przechowywania

Administrator może przypisać zasady przechowywania, które korzystając z wcześniej zdefiniowanych tagów archiwizacji, automatycznie będą przenosić dane do archiwum. Również użytkownik może tworzyć własne tagi przechowywania i stosować je do poszczególnych wiadomości o ile administrator nie wymusi stosowania z góry narzuconych zasad.

Tak naprawdę reguły przechowywania dzielą się na dwie zasadnicze grupy: zasady archiwizacji oraz zasady przechowywania. Pierwsza grupa określa po jakim czasie od otrzymania wiadomości zostanie ona przeniesiona do archiwum, druga zaś definiuje okres po jakim wiadomość zostanie usunięta bez przenoszenia do archiwum. Zasady te mają tę samą budowę, różnią się jedynie akcją, która zostaje podjęta po osiągnięciu czasu życia wiadomości. W pierwszym wypadku będzie to przeniesienie do archiwum, w drugim zaś usunięcie ze skrzynki.

2. Journaling

Journaling (w polskiej wersji „reguły dziennika”), to w MS Exchange 2016 proces zbierania przychodzących i/lub wychodzących wiadomości w danej skrzynce w celu archiwizacji lub spełnienia wymagań prawnych. System dostarcza nam dwóch rodzajów journalingu:

• journaling standardowy

Standardowy journaling jest definiowany dla całej bazy danych i dotyczy wszystkich skrzynek pocztowych tam obsługiwanych.

• journaling premium

W tym przypadku mamy możliwość dokładniejszego definiowania i zawężania kryteriów journalingu. Możemy określać wybrane skrzynki, nadawców, grupy dystrybucyjne, które podlegać będą zapisywaniu dziennika, czyli journalingowi. Wśród możliwych kryteriów znajduje się również określenie, czy zbierane mają być wszystkie wiadomości, tylko wiadomości przychodzące czy też tylko wychodzące. Journaling premium jest opcją dodatkowo płatną.
Journaling jako rodzaj archiwizacji jest często wykorzystywany w przedsiębiorstwach do gromadzenia kompletnej kopii wszystkich wiadomości przychodzących i wychodzących, na wypadek spraw sądowych, dowodowych lub w celu sprostania obowiązkom nakładanym przez regulacje prawne danego kraju. W Polsce nie obowiązują jeszcze takie przepisy, ale trwają prace nad podobnymi regulacjami w najbliższej przyszłości.

W Ergonet.pl jest dostępny tylko journaling w wersji premium.

3. Miejscowe zbieranie i archiwum elektronicznych materiałów dowodowych

Zbieranie i archiwum materiałów dowodowych (ang. in-place eDiscovery and Hold) to bardzo pomocne narzędzie pozwalające na wykonanie następujących zadań:

• wyszukiwanie informacji (e-maili) w jednej lub wielu skrzynkach jednocześnie. Pozwala również na znalezienie skasowanych wiadomości,
• umieszczenie wiadomości „on hold”, czyli zabezpieczenie jej oryginalnej treści przed skasowaniem niezależnie od obowiązujących parametrów czasu przechowywania wiadomości skasowanych w systemie. Tutaj mamy dwie możliwości: Litigation Hold oraz In-Place Hold.

Litigation Hold

Litigation Hold – czyli archiwizacja w związku z postępowaniem sądowym. Włączenie tej opcji chroni całą skrzynkę, na której została włączona przed skasowaniem. Możemy zdefiniować czas blokady.

In-Place Hold

O wiele bardziej szczegółowych ustawień można użyć stosując In-Place Hold czyli Archiwum Miejscowe. Po pierwsze możemy zastosować je nie tylko do całej skrzynki, ale również do wybranych elementów (wiadomości e-mail), spełniających zdefiniowane kryteria wyszukiwania. Ponadto możemy zastosować je wielokrotnie w stosunku do danego użytkownika jednocześnie, np. jeżeli podlega on działaniom prawnym w związku z wieloma toczącymi się odrębnymi postępowaniami sądowymi, czy prokuratorskimi. Tak jak w przypadku Litigation Hold, tak też tutaj możemy zdefiniować czas trwania ochrony.

Zastosowanie zarówno Litigation Hold jak i In-Place Hold pozwala na:

• zachowanie informacji zawartych w skrzynce użytkownika w nienaruszonej formie i treści,
• ochronę wiadomości przed skasowaniem, a także edycją przez użytkowników,
• zapobieganie automatycznemu kasowaniu wiadomości poprzez stosowanie zasad przechowywania,
• stosowanie ochrony w sposób niezauważalny przez użytkownika (m.in. przez to, że zasady automatycznego kasowania wiadomości mogą być użyte jednakże w rzeczywistości skasowane elementy będą nadal dostępne przez nieograniczony czas lub zdefiniowany wcześniej okres)
• użycie zaawansowanych form wyszukiwania treści przy użyciu eDiscovery

W dwóch częściach artykułu dotyczącego ochrony danych w oprogramowaniu Microsoft Exchange 2016, przedstawiono podstawowe elementy systemu zabezpieczenia danych w oprogramowaniu pocztowym oraz możliwości odzyskiwania elementów skasowanych.

The post Zabezpieczanie i odzyskiwanie informacji w Exchange 2016 – archiwizacja i journaling appeared first on Ergonet.pl.

Ochrona przez awariami serwerów/baz danych

Oprócz tradycyjnego rozwiązania jakim jest wykonywanie kopii zapasowych baz danych serwerów, MS Exchange 2016 wprowadza wiele nowych usprawnień, pozwalających wręcz na eliminację tradycyjnego kopiowania danych. Przede wszystkim bazy danych serwerów zawierające dane użytkowników, a więc wiadomości e-mail, dane kalendarzy, kontakty, foldery publiczne etc. mogą być grupowane w zespoły robocze, tzw. DAG (ang. Database Availability Groups), w których jeden serwer obsługuje aktywną bazę danych, natomiast pozostałe serwery przechowują aktualne pasywne kopie, gotowe do natychmiastowej pracy w przypadku awarii serwera głównego. Stworzenie odpowiednich grup roboczych pozwala na nieprzerwaną pracę serwerów Exchange 2016 nawet mimo jednoczesnej awarii kilku z nich. Dodatkowo można skonfigurować pracę pasywnych kopii baz danych w trybie tzw. lagged copy – czyli kopii z opóźnieniem nanoszenia zmian. W przypadku ewentualnego uszkodzenia głównej (aktywnej) bazy danych, uszkodzenie nie będzie propagowane na pozostałe kopie pasywne.
Kolejnym elementem chroniącym przed skutkami awarii serwera lub jego przeciążeniem jest możliwość pracy serwerów w klastrach, grupach serwerów symultanicznie pracujących parami lub w większych zespołach, tak aby obciążenie rozkładało się równomiernie lub aby serwery wspomagały się w razie awarii czy też nadmiernego obciążenia.

Zarządzanie danymi usuniętymi oraz ich ochrona

Również na wyższym poziomie niż warstwa sprzętowa oraz oprogramowanie serwerowe i bazodanowe, Microsoft wprowadza wiele udogodnień i zmian gwarantujących przechowywanie, a następnie przywracanie w razie potrzeby danych. W szczególności dotyczy to zarządzania danymi skasowanymi przez użytkownika zarówno celowo, przypadkowo jak też automatycznie po osiągnięciu określonego wieku danych. Możemy więc odzyskiwać skasowane poszczególne wiadomości, całe skrzynki pocztowe, konta użytkowników jak i skasowane lub odłączone archiwa skrzynek. Jeżeli zajdzie taka potrzeba możemy również bezpowrotnie skasować skrzynkę, na przykład ze względów bezpieczeństwa.

1. Przywracanie elementów usuniętych

Kiedy użytkownik skasuje wiadomość ze swojej skrzynki pocztowej, wciskając DELETE lub prawy przycisk myszy i wybierając Usuń, trafia ona do kosza (folder „Elementy usunięte”), skąd może zostać przywrócona (jest to zwykłe kasowanie – ang. delete). Co jednak jeżeli użytkownik kasując wiadomość trzyma wciśnięty klawisz SHIFT albo usunie wiadomość z kosza lub też opróżni cały folder elementów usuniętych? Nastąpi wówczas tzn. miękkie skasowanie (ang. soft delete). Oznacza ono, że wiadomość usunięta nie będzie wówczas widoczna po stronie klienta w koszu, ale może być przywrócona w łatwy sposób. Wystarczy prawym przyciskiem kliknąć na folder elementów usuniętych i wybrać z menu kontekstowego akcję „odzyskaj usunięte elementy”.

Pojawi się na wówczas menu, pozwalające wybrać elementy, które mają zostać przywrócone lub też trwale usunięte.

Jeżeli w tym przypadku wybierzemy opcję „wyczyść”, wiadomość zostanie całkowicie skasowana (ang. hard delete). Dla przykładu taka sytuacja może mieć miejsce gdy pracownik zostaje zwolniony z pracy i kasuje wszystkie wiadomości, a następnie usuwa je zarówno z kosza jak i z menu przywracania elementów usuniętych. Jednakże i w tym przypadku jest możliwe jej przywrócenie, o ile do skrzynki pocztowej jest zastosowana funkcja Single Item Recovery (z ang. przywracanie pojedynczych elementów).

2. Single Item Recovery

Przy pomocy tej funkcji dostępnej w Exchange 2016, możemy definiować ilość dni, podczas których całkowicie skasowana wiadomość (hard deleted), pozostaje nadal w bazie i jest możliwa do odzyskania. Należy pamiętać, że funkcja ta nie jest domyślnie włączona i trzeba ją uaktywnić dla żądanych skrzynek pocztowych.

Taką skasowaną wiadomość można przywrócić z poziomu administratora na dwa sposoby:
• eksportując całą skrzynkę wraz z normalnie niewidocznymi elementami skasowanymi lub tylko wybrany folder zawierający usunięte wiadomości do pliku pst, a następie podpinając ten plik do odpowiedniej skrzynki użytkownika,
• używając narzędzia in-place eDiscovery (w polskiej wersji „miejscowe zbieranie i archiwum elektronicznych materiałów dowodowych”). Za pomocą tego narzędzia można wyszukać skasowaną wiadomość a następnie wyeksportować ją do pliku pst. Dalsze postępowanie jest analogiczne jak w przypadku zwykłego eksportu pliku pst.

3. Przywracanie danych: przywracanie skasowanych skrzynek pocztowych

W przypadku skrzynek pocztowych mamy do czynienia z dwoma rodzajami ich skasowania. Pierwszy to zablokowanie skrzynki pocztowej (konto użytkownika pozostaje w systemie). Drugi zaś to skasowanie konta użytkownika wraz ze skrzynką pocztową. W pierwszym przypadku procedura jest dużo łatwiejsza, natomiast w drugim wymaga nieco więcej pracy, ale dane są również do odzyskania.
Ważne jest aby baza danych, w której znajdują się skrzynki użytkowników miała odpowiednio ustawiony parametr odpowiadający za przechowanie skasowanych skrzynek przez określoną ilość dni. Domyślnie jest to 14/30 dni.

Przywracanie skrzynki zablokowanej

Przywrócenie skrzynki zablokowanej jest relatywnie proste. Wymaga podpięcia osieroconej skrzynki do istniejącego konta użytkownika. Mamy tutaj opcje: podpięcie do oryginalnego konta użytkownika, podpięcie do alternatywnego konta użytkownika, a także przywrócenie samej zawartości skrzynki do działającej skrzynki innego użytkownika (kiedy potrzebujemy tylko uzyskać dostęp do danych z zablokowanej skrzynki).

Przywracanie skasowanej skrzynki

Różnica pomiędzy zablokowaną a skasowaną skrzynką pocztową jest taka, że kasowanie skrzynki usuwa również konto powiązanego z nią użytkownika Active Directory. Odtworzenie więc skasowanej skrzynki wymaga nieco innych działań ze strony administratora. Główne różnice polegają na tym, że nie mamy już konta użytkownika, do którego moglibyśmy dołączyć osieroconą skrzynkę. Mamy trzy możliwości odtworzenia skrzynki:
• utworzyć nowe konto użytkownika a następnie przypisać do niego skasowaną skrzynkę,
• odtworzyć dane ze skasowanej skrzynki jako oddzielny folder w skrzynce innego użytkownika,
• przywrócić skasowane konto użytkownika wraz z podłączoną skrzynką.
Ostatnie z rozwiązań wymaga wcześniejszego wdrożenia usługi Recycle Bin w Active Directory (z ang. kosz).

Przywracanie skasowanych archiwów In-Place

Microsoft Exchange 2016 daje nam również możliwość przywracania skasowanych skrzynek archiwów in-place, na podobnej zasadzie co przywracanie skrzynek pocztowych użytkowników. Zasada jest podobna, ponieważ skrzynki archiwum in-place w swej konstrukcji, są bardzo podobne do zwykłych skrzynek pocztowych. W tym przypadku mamy opcje podpięcia archiwum do skrzynki użytkownika, który wcześniej je użytkował lub do skrzynki innego użytkownika. Możemy również wyeksportować zawartość archiwum do pliku pst i przekazać zainteresowanej osobie. Ostatnią z możliwości jest umieszczenie zawartości archiwum w oddzielnym folderze skrzynki wskazanego użytkownika. Mechanizm archiwów In-Place Archive oraz ich możliwości, został dokładniej opisany w części II artykułu.

4. Bezpowrotne kasowanie skrzynek z bazy

Czasami ze względów bezpieczeństwa konieczne jest całkowite i bezpowrotne usunięcie skasowanej skrzynki. Może to wynikać zarówno z warunków umowy, aspektów prawnych, czy też być podyktowane innymi względami. Microsoft Exchange 2016 daje administratorowi taką możliwość. Skrzynka pocztowa użytkownika może zostać całkowicie i bezpowrotnie skasowana. Oczywiście jedyną wówczas opcją przywrócenia danych jest skorzystanie z zewnętrznej kopii zapasowej, o ile taką dysponujemy.

W pierwszej części artykułu przedstawiono przegląd możliwości ochrony danych w Exchange 2016, w tym sposoby odzyskiwania danych skasowanych, zarówno poszczególnych wiadomości jak i całych skrzynek i kont pocztowych. W drugiej części artykułu, przedstawiono kolejne usługi, takie jak In-Place Archiving, Journaling oraz In-Place Hold i Litigation Hold.

The post Zabezpieczanie i odzyskiwanie informacji w Exchange 2016 – przywracanie danych appeared first on Ergonet.pl.

Nowy interfejs OWA w Exchange 2013

OWA 2013 to nowoczesny odświeżony interfejs, wyglądem maksymalnie zbliżony do interfejsu aplikacji wchodzących w skład pakietu Office, przede wszystkim programu pocztowego Outlook 2013.
Interfejs został uproszczony również dlatego aby wygląd aplikacji był jak najbardziej podobny do aplikacji OWA na urządzenia mobilne.
W nowym OWA opcje nawigacji zostały przeniesione do górnego rogu. Teraz aby przełączać się między różnymi typami informacji możesz używać łączy umieszczonych w górnym rogu.

Jedną z ciekawych nowych funkcjonalności OWA w Microsoft Exchange 2013 jest możliwość tworzenia nowej wiadomości lub redagowania odpowiedzi bez potrzeby otwierania jej w nowym oknie.
Oczywiście możliwość tworzenia wiadomości w nowym oknie została nadal zachowana.

Redagowanie wiadomości w OWA

Kolejna nowość to przeglądarka zdjęć. Teraz już załączone w wiadomości zdjęcia można swobodnie przejrzeć bez potrzeby zapisywania ich lokalnie i wychodzenia z programu pocztowego.

Nowości w obsłudze poczty Microsoft Exchange 2013

Usuwanie wiadomości
Aby usunąć wiadomość e-mail nie trzeba już otwierać dodatkowego menu klikając wybranego maila prawym przyciskiem myszy.
Wystarczy najechać myszką na e-mail, który chcesz usunąć a pojawi się ikona X, którą należy po prostu kliknąć i element zostanie usunięty. W ten sam sposób można również szybko wiadomość oznaczyć flagą.

Jeśli użytkownik chce usunąć więcej wiadomości, po zaznaczeniu ich z prawej strony pojawi się lista czynności, które można zastosować: usunięcie, oflagowanie oraz możliwość przeniesienia elementu do innego folderu.

Funkcja „przeciągnij i upuść”
Kolejną nowością w programie Outlook Web App w Exchange 2013 jest możliwość dodawania załaczników przeciągając wybrane pliki do treści wiadomości.

Kopie robocze
Teraz analogicznie jak w programie pocztowym Outlook dla komputerów, aby odnaleźć kopię roboczą jakiejś wiadomości nie trzeba otwierać folderu Wersje robocze. Znacznie szybciej i łatwiej będzie ją można znaleźć na liście wiadomości skrzynki odbiorczej, ponieważ będzie wyraźnie zaznaczona na czerwono.

Wyszukiwanie poczty
Outlook Web App 2013 pozwala na szybsze zawężenie i precyzowanie wyników wyszukiwania poprzez wybranie opcji zmiany folderów, które mają być przeszukane oraz przedziału czasu jakiego dotyczy wyszukiwanie.

Szybkie filtrowanie wiadomości
Za pomocą jednego kliknięcia możesz przefiltrować wiadomości w skrzynce odbiorcze wg kryteriów: wszystkie, nieprzeczytane, do mnie i oflagowane.

Nowości w kalendarzu konta Exchange 2013

Nakładanie kalendarzy
Po dodaniu dodatkowego kalendarza (np. udostępnionego przez innego użytkownika), kalendarz zostanie automatycznie nałożony na twój kalendarz dzięki czemu będziesz mógł łatwiej sprawdzić dostępność wspólnych terminów i sprawniej planować spotkania i inne wydarzenia w firmie. Każdy kalendarz oznaczony jest innym kolorem, który można zmienić. Jeśli używasz widoku dnia, możesz wyświetlić kalendarze w osobnych kolumnach.

Ulepszony widok miesiąca
Widok miesiąca pokazuje teraz również wpisy bieżącego dnia.
Oprócz tego, na siatce wyświetlana jest największa możliwa liczba elementów określana w oparciu o rozmiar ekranu, a także liczba informująca o liczbie elementów, które nie są wyświetlane dla określonego dnia.

Podgląd szczegółów terminu w kalendarzu
W kalendarzu programu Outlook Web App po kliknięciu dowolnego wpisu można uzyskać podgląd szczegółów terminu. Wyświetli się wówczas okienko szczegółów oraz przyciski pozwalające na edycję wpisu lub jego usunięcie. Jeśli wpis klikniesz dwukrotnie otworzy się pełna karta wpisu zawierająca wszystkie informacje nt. terminu.

Praca w trybie offline

Użytkownikom, którzy często podróżują i niestety nie zawsze mają połączenie z Internetem, Outlook Web App 2013 daje możliwość pracy w trybie offline.

W trybie offline w zasadzie możliwe jest wykonywanie większości czynności, które dostępne są w pracy online, czyli można: przeczytać wiadomość, przeglądać i edytować wpisy w kalendarzu, odpowiadać na zaproszenia na spotkania, przeglądać i edytować kontakty.
Można również odpowiedzieć na wiadomość i ją „wysłać” – wiadomości „wysłane” będą przechowywane w skrzynce nadawczej i zostaną wysłane w chwili połączenia z Internetem. Generalnie wszystkie zmiany dokonane offline zostaną zsynchronizowane z serwerem po tym jak komputer zostanie połączony z siecią.
Użytkownicy, którzy chcą pracować offline muszą jednak pamiętać o tym, że dostęp offline możliwy jest w najnowszych wersjach przeglądarek IE 10, Safari 5, Chrome 18 oraz nowszych. Poza tym, dostęp w trybie offline musi być włączony na każdym komputerze, na którym chcemy korzystać z aplikacji Outlook Web App bez połączenia z Internetem.

Podłączanie całej skrzynki udostępnionej

Tę funkcjonalność OWA 2013 szczególnie docenią użytkownicy kont Exchange 2013, którzy korzystają tylko i wyłącznie z poczty przez przeglądarkę. Do tej pory aplikacja Outlook Web App pozwalała na podłączanie tylko skrzynki odbiorczej innego użytkownika, teraz w programie Outlook Web App można mieć dostęp również do pozostałych folderów: elementów wysłanych, wersji roboczych, elementów usuniętych oraz notatek.

Widok skrzynki udostępnionej w OWA – Exchange 2010:

Widok skrzynki udostępnionej w OWA – Exchange 2013:

Aplikacje w programie Outlook Web App

Program Outlook Web App w wersji 2013 pozwala na korzystanie z dodatkowych aplikacji poszerzających funkcjonalność konta pocztowego. Dostępne aplikacje to: Moje szablony, Mapy Bing, Rezygnacja ze subskrypcji oraz Sugerowane kontakty.
Aplikacje uruchamiane są automatycznie czasie tworzenia jakiegoś elementu poczty Exchange, np. nowej wiadomosci jak to sie dzieje w przypadku pluginu Moje szablony.

Więcej informacji na temat Microsoft Exchange 2013 można znaleźć na stronach Microsoft Technet.

The post Exchange 2013 – Outlook Web App (OWA) appeared first on Ergonet.pl.